Intranet
Intranetit eli hieman yksinkertaistetusti organisaation lähiverkot ovat lähtöisin internetin hyödyntämisessä yrityksen sisäisessä viestinnässä. Sillä onkin kaksi päätehtävää:
- Intranet on tietokanta.
- Intranet on yrityksen tai organisaation sisäisen viestinnän kanava.
Usein intranet on käytännöllinen paikka säilyttää ja levittää tietoa. Sieltä on kätevää hakea yhteiset logot ja lomakepohjat, ohjeet, manuaalit, muistiot ja raportit. Tai tarkistaa yhteisesti sovitut palaverit.
Kustannustehokkaana sisäisenä viestintäkanavana ja sähköisenä kohtauspaikkana intranet mahdollistaa myös henkilöstön välisen vuorovaikutuksen. Sen merkitys onkin muuttunut tiedon varastoinnin paikasta tärkeäksi yhteistyö- ja ryhmätyökanavaksi – myös organisaatioiden välillä, sillä yhä useammin myös eri yritykset ja organisaatiot vaihtavat tietoja, kokemuksia ja ideoita lähiverkoissa, joihin kaikilla on pääsy fyysisestä sijainnista ja verkon jakavasta organisaatiosta riippumatta.
Intranet ei ole itsetarkoitus vaan väline nostaa tuottavuutta
Intranet ei ole itsetarkoitus. Enemminkin sen tulee olla yleensä kustannustehokas investointi, jonka tulisi vaikuttaa yrityksen tai organisaation eri prosessien parempaan hallintaan ja sitä kautta tuottavuuteen. Se, mitä tällaiseen sisä- tai lähiverkkoon pannaan, millaisia ominaisuuksia siltä halutaan, ja miten sitä käytetään, onkin mietittävä tarkkaan. Sen paremmin tuottavuutta kuin yrityksen sisäistä viestintääkään ei paranneta toteamalla, että tarvittava informaatio löytyy intrasta.
Erilaisten intranet-sovellusten vahvuuksia ovat:
- se on kaikille avoin ja yhteinen,
- se mahdollistaa ajantasaisen informaation saamisen ja jakamisen,
- erilaiset ohjeet ja dokumentit ovat kaikkien saatavilla samassa muodossa,
- se helpottaa yhteistä päätöksentekoa, ja
- se on hyvin nopea.
Vuorovaikutuksen mahdollistavana kohtaamispaikkana intranet parhaimmillaan aktivoi henkilöstöä.
Hyvä intranet rakennetaan samoin kuin hyvä internet-sivusto
Hyvät intranet-sivut edellyttävät kunnon konseptointia. Suunnittelu aloitetaan toisin sanoen sisältörakenteen ja tiedon hierarkian suunnittelusta. Myös käytettävyys ja käyttöliittymä kannattaa suunnitella huolella.
Lisäksi on tärkeää ottaa suunnitteluvaiheeseen mukaan yrityksen tai organisaation eri tahot. Intranet on epäonnistunut, jos
- sen sisältö ja käyttö eivät tue yrityksen tavoitteita,
- se toimii tekniikan eikä käyttäjien ehdoilla,
- se on monimutkainen eikä keskity olennaiseen,
- sen käyttö jakaa henkilökunnan osaajiin ja ei-osaajiin, tai
- se ei saavuta kaikkia, joita sen on tarkoitus saavuttaa.
Toimivaa intranet-sovellusta tuleekin jatkuvasti ylläpitää ja kehittää edelleen. Vain dynaamisena se palvelee yritystä ja sen sisäistä viestintää, ei päinvastoin.
